Парадоксы тайм-менеджмента

как управлять тем, чего всегда не хватает?

На сегодняшний день тема «Управление временем» остается одной из самых запрашиваемых тем для линейных менеджеров и специалистов на тренинговом рынке. Именно частые обращения клиентов с таким запросом и вызвали желание написать эту статью.

Начать хочется с обзора «стандартного» тренинга по тайм-менеджменту. Вот обычные темы таких программ:

• постановка цели;
• от стратегических целей — к задачам;
• расстановка приоритетов (метод Эйзенхауэра, АВС-анализ и проч.);
• линейное планирование (год — месяц — неделя — день);
• расчет необходимого резерва времени, инструменты планирования (ежедневники, планеры, списки и проч.);
• проектное планирование (диаграмма Ганта, сетевые графики, метод критического пути и проч.);
• похитители времени.

Извините, если что забыл.

Все эти инструменты и навыки, а также дополнительные навыки самоорганизации (умение говорить «нет», контроль соблюдения регламентов и т.д.) — действительно действенные и удобные инструменты, многократно доказавшие на практике свою эффективность.

Однако следует отдавать себе отчет, что большинство этих инструментов работают только тогда, когда в компании существуют стратегические цели, когда определены все приоритеты и прописаны ценности. В этом случае действительно не составляет особого труда оценить все задачи по степени их важности и срочности (метод Эйзенхауэра) или поставить сроки реализации для каждой задачи (как того требует техника SMART). А уж если в компании функционирует единая система планирования, тогда все становится совсем просто.

А теперь задайте себе простые вопросы:

• Как часто меняются приоритеты руководства?
• Всегда ли у меня достаточно информации, для того чтобы четко спланировать свой день? Неделю? Год?)
• Насколько та среда, в которой я работаю, четко простроена, понятна и прозрачна?
• Всегда ли я понимаю, для чего нужен тот или иной отчет?

Задав себе все эти вопросы, вы поймете, почему планы, как правило, не выполняются.

В ситуации часто меняющихся приоритетов, отсутствия или недостатка информации, непрозрачности среды, переменчивости рынка, отсутствия “helicopter view” обычные инструменты планирования не срабатывают. Как правило, именно из-за этого рекомендуется резервировать до 40% рабочего времени под решение непредвиденных дел. А собственно «тайм-менеджмент» касается оставшихся 60%. Однако не для любой деятельности процент рабочего времени, который представляется возможным запланировать, равняется 60%. Если говорить о работе в режиме “help-desk”, то есть выполнения вспомогательных по отношению к другим функций, то такое соотношение равняется не 60% на 40%, а, наоборот, 40% на 60% или даже 30% на 70%. Такая закономерность характерна для многих позиций, для некоторых сфер бизнеса в целом (например, для биржевиков).

Результаты исследования, проведенного среди сотрудников компаний «ЭКОПСИ Консалтинг» и «МЭЙНСТРИМ», а также среди персонала ряда наших клиентов, показали, что спланировать можно не более половины времени, а то и не более 30%.

Посчитав, что невозможно оставить без инструментов управление ресурс, близкий к половине рабочего времени, мы провели ряд интервью. По результатам бесед с менеджерами нам удалось собрать коллекцию «золотых» методов поведения в таких ситуациях, которые мы объединили под девизом «Долой тайм-менеджмент!» (www.mstream.ru) и включили в программу своего нового тренинга с одноименным названием. Вот некоторые из них:

1. «Матрица свободного времени» — эта технология помогает сотруднику ориентироваться в ситуации без ориентиров. Матрица дает возможность определить, например, какое из 20 несделанных дел имеет смысл делать в первую очередь. Для того чтобы успешно использовать данную технологию, необходимо освоить навык выбора актуальных дел, уметь определять различные основания для выбора направления действий.
2. «Метод слона» — известный с первобытных времен способ вычленять ровно ту часть задачи («туши убитого слона»), которая необходима для выживания и достижения первоочередных целей.
3. Умение изыскивать и привлекать ресурсы — это целая группа методов, направленных на рациональное использование внутренних и внешних ресурсов: самого человека, компании, команды, необходимых для решения как спонтанных, так и запланированных задач.

Инструменты, перечисленные выше, помогают менеджеру работать эффективно в тех ситуациях, где стандартные орудия тайм-менеджмента не срабатывают. Успешное освоение этих приемов позволяет успевать все, не имея четкого плана дня; проявлять гибкость при смене приоритетов; принимать решения при нехватке или отсутствии информации.

Денис Лунев
Генеральный директор «МЭЙНСТРИМ»
(группа компаний «ЭКОПСИ Косналтинг»)